Etkinliğin gerçekleşeceği mekanları, fuaye alanlarını ve bu mekanların ücretlerini karşılayabilecek sponsorlukları bulmakla ve etkinlik alanındaki teknik ayrıntılar (ses, ışık, sahne kontrolü vs.) ile ilgilenen Koordinatörlüktür. Aynı zamanda firmalarla sponsor görüşmeleri ve eğitim atölyeleri için iletişim kurma görevini üstlenir. Etkinliklere katılan ünlü konukları ağırlamak ve fuaye alanı için gelen ürünlerin düzeni ve katılımcılara ulaşmasından da bu koordinatörlük sorumludur. Kısacası etkinlik günü fuaye alanının düzeni ve yeterliliği bu koordinatörlüğün sorumluluğundadır.